sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, già approvate il 10 settembre 2020. Le nuove linee guida intervengono su diversi punti che riguardano il processo di elaborazione dei documenti informatici introducendo importanti chiarimenti sul manuale della conservazione e sui ruoli del titolare e del responsabile della conservazione, inserendo anche alcuni nuovi obblighi che impattano sulle procedure informatiche dei vari attori.
Tale sezione è stata notevolmente implementata con l’inserimento di molte nuove informazioni, per lo più obbligatorie, che andrebbero inserite in un apposito file abbinato al documento informatico ogni qual volta quest’ ultimo viene prodotto da un sistema gestionale. Per quanto riguarda i documenti del settore privato, i «metadati» andrebbero definiti sulla base della categoria documentale, così come avviene per tutti quelli a valenza tributaria che sono stati identificati in modo specifico dalche ha individuato precisamente il cognome, il nome, la denominazione, il codice fiscale, la partita Iva, la data o associazioni logiche di questi ultimi.
Si aggiunga a questo che tali documenti sono spesso in formato elaborabile e contengono già al loro interno i «metadati» significativi per la specifica categoria documentale che quindi non servirebbe esplicitare separatamente, ovvero solo in fase di conservazione digitale secondo gli accordi definiti tra le parti.
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