Instrukskommissionen fik aldrig adgang til Udlændinge- og Integrationsministeriets og Udlændingestyrelsens øverste chefers mailbokse, da den skulle forsøge at placere et ansvar for den ulovlige adskillelse af asylpar.

Det bekræfter Instrukskommissionen nu.

Det forsvundne mails kunne potentielt have skærpet kommissionens ansvarsvurderinger i sagen. Det mener kommissionens formand, der samtidig understreger, at det er usandsynligt, at de slettede mails kunne have ført til mildere konklusioner.

E-mails slettet på forhånd

Da Instrukskommissionen af flere omgange bad om at få udleveret navngivne embedsmænds mailbokse, fik den at vide, at fem af de øverste chefers mailbokse var blevet slettet, inden kommissionen gik i gang.

Derudover var en sjette og en syvende af de øverste chefers mailbokse tilsyneladende også slettet og væk. Det viser P1 Dokumentars undersøgelse af sagen.

- Der var mailbokse, der var slettede. Herunder også mailbokse, der tilhørte nogle af de øverste embedsmænd, bekræfter kommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

Mailboksene blev slettet automatisk, da de syv chefer skiftede job. Men også andre embedsmænd kunne manuelt gå ind og slette deres e-mails, inden undersøgelsen gik i gang. Og det gjorde flere af dem, oplyser kommissionens formand.

- Det har forskellige embedsfolk selv forklaret. At der er blevet slettet mails, siger Peter Mørk Thomsen.

Det gælder blandt andet en ottende af de øverste chefer. Hun har forklaret, at hun som afdelingschef i 2018 selv gik ind og slettede ”cirka 40.000 mails”, og at hun med henvisning til beskyttelse af personoplysninger fortsat løbende gik ind og slettede sine mails, så hun hele tiden ”kun [havde] mails liggende 3 måneder tilbage” i tiden.

Et lukket rum uden adgang

Kommissionen har således kun kunnet søge efter e-mails fra 2016 og 2017, hvor ulovlighederne fandt sted, i de lavere rangerende embedsmænds mailbokse. Det vil sige udelukkende fra kontorchefniveau og nedad.

Da kommissionen skulle undersøge de øverste embedsmænds ansvar i sagen, kunne den derimod hverken søge i Udlændinge- og Integrationsministeriets skiftende departementschefer og afdelingschefers mailbokse eller i Udlændingestyrelsens skiftende direktører og vicedirektørers mailbokse fra de afgørende år.

- Det giver jo det problem, at hvis to chefer, de skriver til hinanden, og hvis begge mailbokse er blevet slettet, så kan vi ikke finde mailen. Hverken hos modtager eller hos afsender, forklarer Instrukskommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

- Og det betyder jo, at så får vi ikke indsigt i, hvad det er, de har skrevet til hinanden. Så er det et lukket rum, vi ikke kan komme ind i, siger han.

Tibet-kommissionen om igen

På den måde er Instrukskommissionen løbet ind i de samme problemer, som DR tilbage i 2018 kunne afsløre, at andre kommissioner var løbet ind i, da de skulle forsøge at placere et ansvar for myndighedernes lovovertrædelser.

- Der kunne vi se, at man var gået ind og havde slettet rub og stub, forklarede Lars E. Andersen, der var formand for Skattesagskommissionen, som skulle undersøge den ulovlige indblanding i Helle Thorning Schmidts mands skattesag.

Det samme oplevede Tibet-kommissionen, der var sat til at finde ud af, hvem der ulovligt gav ordre om at forhindre fredelige demonstranter i at demonstrere og vise tibetanske flag under kinesiske statsbesøg i København.

Her fik de øverste chefer i Københavns Politi også slettet deres mailkonti, inden kommissionen gik i gang med at undersøge sagen.

- Når så deres mail-korrespondance ikke er der, så kan vi jo altså ikke se ’hvad har været deres rolle i det her?’, ’hvad har været deres andel af det, der er foregået?’, bekræftede også Tibet-kommissionens formand, Tuk Bagger, over for DR i 2018.

Nye retningslinjer aldrig taget i brug

Afsløringerne førte dengang til, at Tibet-kommissionen blev gen-nedsat og skulle forsøge at få adgang til ellers slettede mails, der befandt sig i hidtil ukendte backup-systemer, som viste sig at eksistere alligevel.

Men afsløringerne fik også et flertal i Folketinget til straks at kræve nye fælles retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring og sletning af e-mails m.m.

En aktindsigt i sagen viser, at Justitsministeriet herefter gik i gang med at udarbejde et sæt nye fælles ”Retningslinjer for statslige myndigheders praksis for opbevaring og sletning af e-mails mv.”, som de kom til at hedde. Da retningslinjerne i november 2018 var blevet finpudset med input fra Datatilsynet, sendte Justitsministeriet dem af sted til blandt andet Statsministeriet med besked om, at de kort tid efter ville træde i kraft.

- Retningslinjerne forventes endeligt vedtaget primo december 2018, hvorefter de forventes offentliggjort, skrev Justitsministeriet den 20. november 2018 i et brev til Statsministeriet og andre ministerier.

Men de nye retningslinjer blev aldrig lagt offentligt frem, og de er heller aldrig trådt i kraft.

Kunne have sikret øverste chefers mails

Da Instrukskommissionen blev nedsat i 2020 stod den derfor med et problem. Udlændinge- og Integrationsministeriet og Udlændingestyrelsen slettede fortsat fratrådte medarbejderes mails efter 90 dage og gemte i det hele taget fortsat kun kopier af slettede e-mails i 90 dage. Herefter fandtes der stadigvæk ingen backup. Heller ikke af de mails, som medarbejderne selv havde været inde og slette i deres mailbokse, fik Instrukskommissionen oplyst.

De syv øverste chefers mailbokse fandtes derfor tilsyneladende ikke længere.

Hvis Justitsministeriets retningsliner derimod var trådt i kraft som planlagt, og hvis de havde krævet, at backup af slettede mails skulle gemmes i længere tid, så havde Instrukskommissionen godt kunnet få adgang til departementschefens og tre andre af de øverste chefers mailbokse. Deres mailbokse fandtes nemlig stadigvæk på det tidspunkt i december 2018. Og det ville have gjort en forskel.

- Altså hvis sådanne retningslinjer i 2018 var blevet implementeret i både styrelsen og i ministeriet, så er det klart, at så ville der have været medarbejdere, hvor vi godt kunne have fået deres mails, bekræfter Instrukskommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

Slettede mails kunne måske have skærpet kritik

Peter Mørk Thomsen understreger flere gange, at selvom de slettede mails måske kunne have ført til hårdere konklusioner og kraftigere kritik fra kommissionen, så er det ret usandsynligt, at de slettede mails kunne have ført til, at ”nogen ville kunne slippe af krogen”, som han siger.

Når Instrukskommissionen fx er endt med at konkludere, at der er grundlag for at gøre et disciplinært ansvar gældende over for fem af de involverede embedsmænd, heriblandt tre af de øverste chefer, er det i hvert enkelt tilfælde baseret på et ”særdeles godt” og ”sikkert grundlag”, påpeger han. Blandt andet på de e-mails, som kommissionen trods alt har kunnet finde i lavere rangerende medarbejderes mailbokse, som ikke var blevet slettet.

- Så det er helt usandsynligt, at man kunne forstille sig, at vi var kommet frem til et mere forsigtigt bevis-resultat i forhold til de involverede, ved at der skulle komme yderligere mails frem fra slettede mailbokse, forklarer Peter Mørk Thomsen.

- Men der er selvfølgelig en mulighed for, at man kunne have skærpet konklusionerne - det er klart - hvis vi havde haft adgang til de slettede mails, siger han.

Kommissionens konklusioner og kritik kunne fx have været skarpere, hvis de øverste chefers mailbokse kunne dokumentere, at cheferne ligefrem aktivt har fremmet den ulovlige adskillelse af asylfamilier. Altså at de som embedsmænd ikke blot har undladt at gribe tilstrækkeligt ind over for klare ulovligheder, sådan som kommissionen er endt med at kunne konkludere og kritisere et par af cheferne for.

- Hvis en sådan oplysning forelå, så er det klart, at så ville det kunne have skærpet ansvarsvurderingen, forklarer kommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

Journalisering og afhøringer ikke nok

Godt nok har Instrukskommissionen også haft adgang til mange e-mails og andre dokumenter, som embedsmænd gennem tiden selv har valgt at journalisere, og til e-mails som, myndighederne selv har søgt efter i de tilbageværende mailbokse. Men den måde at finde bevismaterialer frem på ”indebar en risiko for, at muligt relevant materiale ikke var fremkommet”, påpeger Instrukskommissionen.

Derfor ville kommissionen også gerne have haft adgang til mailboksene med de mange ujournaliserede e-mails, som embedsmændene skrev til hinanden, mens sagen stod på.

- Det er jo mange gange de mails, som er er meget gode og centrale til at kunne tegne et billede op. Også på en anden måde end det, som journaliseret materiale kan gøre. Så på den måde er mails meget nyttige til at få belyst et hændelsesforløb, forklarer Instrukskommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

Dermed er han på linje med både Tibet-kommissionens og Skattesagskommissionens formænd, der har påpeget, at hverken de journaliserede dokumenter eller afhøringerne af embedsmænd nødvendigvis kan erstatte de slettede mails.

- Man udtaler sig ikke under sandhedspligt. Man har ikke pligt til at tale sandt, forklarer også Instrukskommissionens formand, Peter Mørk Thomsen, om de fleste af afhøringerne i kommissionen og pointerer:

- Det er alt andet lige vigtigt, at man har adgang til mailbokse.

Andre gemmer backup i årevis

Mens Udlændinge- og Integrationsministeriet kun gemmer backup af slettede mails i 90 dage, så gemmer andre ministerier backup i længere tid.

- For at sikre materiale og data til evt. senere undersøgelser indførte man i juli 2014 at gemme backups i 5 år, har Skatteministeriet fx tidligere skrevet til DR.

Og Justitsministeriet oplyser nu, at det pga. den gennedsatte Tibet-kommissionen overhovedet ”ikke aktuelt sletter e-mails, uanset alder.”

Derfor kan der i dag være stor forskel på hvor meget bevis-materiale, der overhovedet er tilbage, når Folketinget beslutter at nedsætte en kostbar kommission.

- Når man bruger mange penge på noget, så vil man jo sikkert også gerne have, at det hviler på så fyldestgørende et grundlag som muligt, bemærker Instrukskommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

Dermed peger han på det samme grundlæggende problem, som også Tibet-kommissionens formand, Tuk Bagger, påpegede tilbage i 2018.

- Hvis man ønsker, at en kommission skal undersøge, hvad der er foregået, så er det jo et reelt problem, at man bliver afskåret fra at undersøge tingene til bunds, understregede Tuk Bagger allerede dengang.

Risikerer fortsat ikke at komme til bunds

Hvis systemet ikke bliver lavet om, så slettede e-mails skal gemmes i længere tid, risikerer fremtidige undersøgelseskommissioner derfor fortsat at få vanskeligt ved at komme til bunds i de sager, de bliver sat til at undersøge, fortæller Instrukskommissionens formand, Peter Mørk Thomsen.

- Adgang til alle mailbokse vil alt andet lige give undersøgelseskommissioner og lignende bedre mulighed for at nå til bunds og kunne beskrive et hændelsesforløb, siger han.

Og så længe de regler ikke findes?

- Så længe de regler ikke findes, kan der omvendt opstå vanskeligheder, hvis der sker sletning af mailbokse, som man ellers ville være interesseret i at få indblik i.

- Det gør det ikke nemmere at tegne billedet op. Det gør det ikke. Og derfor ville det have været hensigtsmæssigt, at vi også havde haft adgang til de mails, konkluderer Peter Mørk Thomsen om de øverste chefers e-mails, der var slettet og væk.